Excel’in sunduğu olanaklarla, gerektiğinde birbirine bağlı çalışma kitaplarıyla bir işletmenin kaynakları yönetilebilir. Üretim planı hazırlanabilir, üretim sayaçları takip edilebilir, harcanan veya depoda bulunan stoklar kontrol edilebilir ve satış raporları alınabilir. Ancak işletmenin veya bir sürecin hacmi arttıkça bunun Excel veya bir başka tablolama programı üzerinden takip etmek, veri işleme süresini oldukça artıracaktır. Ayrıca gittikçe büyüyen veritabanı, veri güvenliği açısından işletmenin başına büyük işler açabilecek kıvama gelecektir.
Bu gibi durumlarda işletmeler, tablolama programları yerine sırf bu amaç için yazılmış kurumsal kaynak yönetim (ERP – Enterprise Resource Planning) programlarını kullanırlar. Bu programlar çok modüllü, işletme kaynaklarını yönetmeye yardımcı programlardır. Geniş çapta bir ERP yazılımı Üretim Planlama, Stok Yönetimi, Satınalma, Tedarikçi Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Mali Tablo Takibi, İnsan Kaynakları ve Satış konularında kullanıcılara destek sağlar.
ERP Yazılımının Çalışma Mantığı ve Avantajları
Bu yazılımlar kuruldukları işletmenin içindeki veri akışına yardımcı olur. Bir işletmenin en temel ve özel süreçleri bu yazılım içine tanımlanarak aynı yazılım içinde yönetimine olanak sağlar. Server/Client mimarisinde çalıştıklarından sistemin sahibi tek bir departmandır, azami veri güvenliği mevcuttur. Kurulduğu sunucular güçlü bilgisayarlardır ve çoklu kullanıcılara üstün hizmet sağlayabilirler. İşletmenin takibine ihtiyaç duyduğu tüm süreçleri tanımlayabilecek sürece özel bir modülü mutlaka bulunur.
ERP’nin avantajlarına gelirsek;
1. Tablolama yazılımlarına göre çok daha detaylı ve gelişmiş süreç haritaları çıkarılabilir yapıdadırlar.
2. Veriler kolay ulaşılabilir durumdadır, bu nedenle karar alma aşamasında kullanıcılarına çok yardımcı olurlar.
3. Herhangi bir sürecin denetlenebilirliğini çok daha kolay hale getirir.
4. Kağıt kullanımını minimuma indirir ve veriye en hızlı ulaşımı sağlar.
5. İş süreçlerindeki maliyetlerin en yüksek doğrulukta hesaplanmasını sağlar.
6. Müşteri ihtiyaçlarına cevap hızı yükselir.
7. Daha güvenilir muhasebe kaydı tutulur.
8. İşletmede gelişmiş bir tedarik zinciri kurulmasını sağlar.
9. Birden fazla kollu işletmelerde ortak müşteri veritabanı kurulmasını mümkün kılar.
ERP’nin sağladığı avantajlar yanında işletmeye getirdiği zahmetler de vardır tabii. Bunları da bir listede toplarsak;
1. ERP projesi bir işletmenin yaşam şeklini değiştirir. Bu nedenle genelde ERP geçiş projesinde işler planlandığı gibi gitmez, proje bir anda sürüncemede kalabilir.
2. Tüm süreçleri daha önce yabancısı olduğunuz bir yazılım üzerinde takip edeceksiniz. Bunun getirdiği en temel maliyet eğitim maliyetidir. Yazılım projesi için belirlenen anahtar kullanıcılar bu eğitimler sonunda işletmedeki ERP sisteminin sorunlarını çözecek hale gelmek zorundadır. Aksi halde her bir sorun çözümünün outsource edilmesi demek, en basit onarımların bile uzun sürelerde gerçekleşmesi demektir. Tabii bu sırada danışmanlığa harcanan bütçe de epey can sıkacaktır.
3. İçine doğru ve düzenli şekilde veri girilmeyen ERP sistemleri işletmenin hiçbir işine yaramazlar desek yeridir. Hatta bu veri girişi aksaklığı departmana ayak bağı olacak raddeye kadar gelebilir. Bu nedenle eski çalışma alışkanlıkları bir kenara konulmalı, üst yönetim tarafından tüm süreçler ERP’ye uygun olarak tekrar düzenlenmeli ve çalışanlar bu konuda motive edilmelidir. Her bir çalışanın iş yüküne bir miktar da ERP’ye veri girişi ekleneceğinden çalışan başı verim düşüyor gibi gözükebilir, ancak tüm işletme süreçleri ERP üzerinden takip edilebilecek şekilde güncelse, bu durum çalışanlarda meydana gelebilecek her türlü hız kaybına değer diyebiliriz.
4. İşletmede kullanıma geçilen ERP sistemi, ihtiyaçlara göre geliştirme, veya bir sorun anında sorun çözümü için danışmanlık hizmeti almayı gerektirebilir, bu da olmadık zamanlarda beklenmedik maliyetlere neden olur. Eğer işletme ERP yazılımını nispeten dar bir çerçevede kullanıyorsa, danışmanlık hizmetleri outsource edilerek sorunlar çözülebilir. Danışmanlık hizmeti outsource yapılamayacak kadar geniş bir tabanda ERP kullanımı olan bir işletmedeyse, kullanılan ERP yazılımının sorunlarını çözebilecek ve özgün projeler geliştirebilecek bir departman kurulması gerekir. Ekip sayısı ihtiyaca göre onlarca ERP danışmanı ve modül sorumlusu içerebilir. İşverenler pek sevmese de bu çaptaki bir organizasyon, outsource edilecek bir hizmetten çok daha iyi ve verimli işler çıkarabilir. İşin özeti; ERP yazılımları çalışanların halihazırdaki iş yüklerinin üzerine bir de veri girişi işçiliği ekler, ve yazılımsal olarak da her an desteğe hazır olunması gereklidir.
İşin Özeti;
Tüm bu bilgiler ışığında ERP’nin bir işletme için eninde sonunda bir ihtiyaç olduğunu görebiliriz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, ERP’nin yaşayan bir süreç olduğunu akıldan çıkarmamaktır. İşletmenin ihtiyaçlarının farkında olmak ve süreçler ERP’ye tanımlanırken bu ihtiyaç çerçevesinin dışına taşmamak süreci sağlam temellere oturtacak bir hamle olacaktır. İşletmedeki süreçlerin geliştirilmesine yönelik projelerin raflarda doğru zamanlarını beklemelerinin hiçbir sakıncası yoktur. Tam tersi, bu tutum sizi her yere gitmeye çalışırken hiçbir yere gidemez hale gelmenizi önler. Üst yönetimin ERP projesini sahiplenmesi, birim yöneticilerinin de yalın ve net süreçler tanımlaması, ERP projesinin kısa zamanda ve etkin bir biçimde kullanıma hazır hale gelmesini sağlayacaktır.
